Od momentu przygotowania wniosku do podpisania umowy o dofinansowanie projektu, mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych – w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.
Dopuszczalne zmiany
Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu. Zmiany dokonywane są zawsze w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu określonych w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie. Zaleca się, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji skontaktować się z Opiekunem Projektu w celu skonsultowania zakresu zmian planowanych do wprowadzenia. Opiekun projektu doradzi, które zmiany wymagają zgłoszenia pisemnego (specjalny formularz) w celu wydania decyzji, a które jedynie poinformowania IZ RPO WD.
Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to instytucji, która udzieliła dofinansowania (niezależnie czy wymaga to uzyskania przyzwolenia, czy tylko zgody domniemanej). Akceptacja zmian mających istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, jest bowiem bardzo trudna, a często niemożliwa.
Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:
- budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków projekcie, przesuwanie wydatków między różnymi kategoriami w związku z różnicami cen, itp.),
- wskaźników realizacji projektu, czyli tego, co zaplanowaliśmy zrealizować (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel naszego projektu, a wartość tych
- wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny naszego wniosku),
- zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia),
- harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).
Aneksowanie umowy
Zmiany mające wpływ na treść zawartej umowy o dofinansowanie projektu wymagają jej aneksowania. Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie, którą podpisujesz z instytucją udzielającą wsparcia. Mogą do nich należeć np. zmiana danych beneficjenta, zmiana numeru rachunku bankowego, zmiana okresu realizacji projektu.
Bardzo ważne informacje
Zapamiętaj!!!
W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, która udzieliła Tobie wsparcia!!!!
Dlatego na bieżąco analizuj stan realizacji projektu i jego zgodność z zapisami umowy o dofinansowanie. W sytuacji, gdy zauważysz konieczność dokonania zmian w projekcie – zawsze skonsultuj się z Opiekunem projektu.
