Zobacz wzory dokumentów
Wzory dokumentów
W tym miejscu znajdziesz informacje o dokumentach niezbędnych przy realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich.
Na każdym etapie, począwszy od starania się o wsparcie unijne, a skończywszy na rozliczeniu/zamknięciu projektu, będziesz korzystać ze wzorów dokumentów takich jak: wzór wniosku o dofinansowanie, wzór umowy o dofinansowanie czy wzór wniosku o płatność. Pamiętaj, że dokumenty mogą różnić się w zależności od konkursu, w którym bierzesz udział. Istotne jest, aby korzystać z ich aktualnych wersji.
W każdym ogłoszeniu o naborze wniosków znajdziesz niezbędne wzory dokumentów. Stanowią one załączniki do regulaminu konkursu. Zobacz ogłoszenia o naborach wniosków
Dla wybranych programów i działań zostały przygotowane ogólne wzory dokumentów
Wniosek o dofinansowanie
Jednym z podstawowych dokumentów, które są wymagane przy ubieganiu się o wsparcie, jest wniosek o dofinansowanie.
We wniosku o dofinansowanie musisz dowieść, że Twój projekt spełnia wszystkie warunki określone w regulaminie konkursu i wpisuje się w cele programu. Wnioski składa się w ściśle określonych terminach wskazanych w ogłoszeniu o konkursie.
We wniosku o dofinansowanie muszą się znaleźć następujące informacje:
ogólne informacje o projekcie (m.in. program/priorytet/działanie/poddziałanie, tytuł i opis projektu, wartość i rodzaj projektu),
miejsce i termin realizacji,
klasyfikacja (m.in. zakres interwencji, forma finansowania, rodzaj działalności gospodarczej),
informacje o wnioskodawcy (.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna),
kwestie finansowe (m.in. budżet projektu, źródła jego finansowania).
Wzór wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik do regulaminu konkursu. W zależności od konkursu wnioski możesz składać w wersji papierowej lub za pomocą systemu informatycznego
Pamiętaj także o załącznikach do wniosku o dofinansowanie. Wykaz wymaganych dokumentów oraz, w razie potrzeby, ich wzory znajdziesz w dokumentacji konkursowej.
Umowa o dofinansowanie
Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie wybrany do dofinansowania, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie.
Określa ona zasady, na jakich przyznano Ci środki oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Przed podpisaniem umowy musisz zgromadzić wymagane załączniki. Najczęściej wymagane są: aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenia o niezaleganiu w opłatach podatków1) i składek ZUS, zaświadczenie o niekaralności a także dokumenty specyficzne dla Twojego projektu.
W umowie o dofinansowanie znajdują się takie informacje jak:
ogólne informacje (m. in. Identyfikacja projektu, program/priorytet/działanie/poddziałanie, nazwy instytucji zawierającej umowę i odpowiedzialnej za sprawdzanie wniosków o płatność, termin realizacji, kwestie finansowe),
informacje o beneficjencie (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna, numer rachunku bankowego),
zasady przekazywania środków unijnych (m.in. terminy przekazania, poziom dofinansowania, warunki otrzymania transzy, określenie zaliczkowania bądź refundacji wydatków),
zasady rozliczania projektu
obowiązki beneficjenta (m.in. obowiązki informacyjno-promocyjne, sprawozdawczość w projekcie, zachowanie zasady konkurencyjności ,ochrona danych osobowych, itp.)
zasady monitorowania i kontroli projektu,
warunki rozwiązania umowy o dofinansowanie.
Wzór umowy o dofinansowanie – tak, jak wzór wniosku – stanowi załącznik do regulaminu konkursu.
Do umowy załączana jest treść wniosku o dofinansowanie, który złożyłeś w ramach konkursu.
Wniosek o płatność
Środki z Funduszy Europejskich wypłacane są na podstawie wniosków o płatność. We wniosku o płatność musisz wskazać okres za który się rozliczasz oraz uzupełnić informacje o wydatkach, refundacjach/zaliczkach, kategoriach kosztów, wpisać źródła finansowania wydatków, przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz wskazać wartości wskaźników osiągnięte dla danego okresu sprawozdawczego. Wnioski o płatność są podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
Po zakończeniu projektu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie jesteś zobowiązany złożyć wniosek o płatność końcową. Na tym etapie następuje ostateczne rozliczenie projektu, weryfikowane jest m.in. to czy wszystkie koszty zostały prawidłowo poniesione.
Wnioski o płatność są składane za pomocą systemu informatycznego
W celu realizacji obowiązków wynikających z umowy, beneficjent jest zobowiązany do wykonywania wobec osób, których dane osobowe przetwarza w związku z realizacją projektu obowiązków informacyjnych wynikających z Rozdziału III Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz do uzyskania zgody na przetwarzanie danych szczególnej kategorii (jeśli dotyczy). Instytucja Zarządzająca RPO WD zaleca stosowanie poniższych wzorów dokumentów, natomiast Beneficjenci mogą zastosować własne wzory, pod warunkiem że spełniać będą one wymogi wynikające z RODO oraz zawierać wszystkie wymagane informacje. Zamieszczone poniżej wzory dokumentów mogą być również modyfikowane przez Beneficjentów, w zależności od rozwiązań przewidzianych w projekcie w zakresie przetwarzania danych osobowych, zakresu przetwarzanych danych osobowych, grup docelowych objętych wsparciem i rodzaju wsparcia objętego projektem.
W dniu 22.10.2018 r. wzory obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO zostały zaktualizowane o informacje dotyczące przekazywania danych do państwa trzeciego oraz o informacje dot. przetwarzania w sposób zautomatyzowany.
14 listopada 2018 r. wzory obowiązków informacyjnych zostały zaktualizowane o dodatkowe informacje wynikające z art. 13 i 14 RODO.
W dniu 26.03.2019 r. wzory obowiązków informacyjnych zostały zaktualizowane o adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych, skorygowano również zapisy dot. automatycznego podejmowania decyzji.
RPO_OBOWIĄZEK INFORMACYJNY (dane zbierane nie od osoby której dotyczą) RODO 19-03-2019 (DOC 181KB)
RPO_OBOWIĄZEK INFORMACYJNY (dane zbierane od osoby której dotyczą) RODO 19-03-2019 szczególne (DOCX 160KB)
RPO_OBOWIĄZEK INFORMACYJNY (dane zbierane od osoby której dotyczą) RODO 19-03-2019 zwykłe (DOC 181KB)
RPO_zgoda-na-przetwarzanie-danych-wzór-RODO-new-30-05-2018 (DOC 163KB)
